HR-Eksperten: Få øget arbejdsindsats fra dine medarbejdere

Caroline Jorck er HR-konsulent i HRsupport. På FashionForum.dk stiller hun skarpt på, hvordan den danske modebranche med simple værktøjer kan forbedre såvel arbejdsmiljø som bundlinjeresultater.

Indimellem sker det, at chefer stiller spørgsmål til om medarbejdere er effektive nok, om de er klar over deres opgaver eller hvad de i det hele taget får udrettet i løbet af en dag.

Ligeledes kan medarbejdere også tvivle på, om chefen ved, hvor meget han/hun laver på en hel dag, og tydeligvis er der behov for at få afstemt nogle forventninger på begge sider af bordet.

Undersøgelser omkring motivation og øget arbejdsindsats viser som hovedregel, at jo mere klar og enkel information og målsætning, der ligger forude for selve arbejdet, jo større arbejdsindsats hos den enkelte medarbejder.

En af værktøjerne som vi selv kan udfærdige, er en konkret beskrivelse af selve jobbet.

1. Begynd med slutningen for øje: Hvilke helt konkrete arbejdsopgaver skal ligge i jobbet. Vær kortfattet, så det er let at forstå?

2. Giv ansvar: Tænk på hvilket ansvar, der påhviler medarbejderen og lav et afsnit, der hedder ansvarsområde. Kategorien er mere blød og teksten skal afspejle en let uddelegering af ansvar til medarbejderen.

3. Ambassadørteksten: Den sidste del er en definition på jobbets formål. Det er den tekst din medarbejder kan udenad til fredagsbaren og stolt fremfører beskrivelsen af jobbet.

Gør det sjovt og få ejerskab!
Hvis ord alene gjorde det effektivt til kommunikation, ville vi ikke skrive denne artikel, men tro os, selve dokumentet og din gennemgang af den med medarbejderen skaber halvdelen af resultatet og medarbejdere tager ejerskab, når de selv accepterer den.

Job eller stillingsbeskrivelsen som den også hedder, hjælper organisationen til at indplacere et job i dets organisatoriske kontekst. I en organisationsplan kan stillingsbeskrivelserne vedhæftes alle ansatte og der opnås et klart overblik over ansvar og roller.

Der er flere gode grunde til at stillingsbeskrivelser er nyttige at have i virksomheden.

For det første er stillingsbeskrivelser en god måde at synliggøre fordelingen af ansvar og kompetencer i virksomheden. Alle ved hvem de skal gå til med hvilke sager, og hvem der kan træffe hvilke beslutninger. Sagt på en anden måde skaber beskrivelserne et godt fundament for at sikre at alle ”opgaver og ansvar” er fordelt.

Samtidig er det ud fra arbejdsgiverens synsvinkel vigtigt at tydeliggøre hvad medarbejderen skal udføre, med hvilke ressourcer, der findes tilgængelige og med hvilket ansvar. Ud fra medarbejderens synsvinkel er det vigtigt at vide, hvad arbejdsgiveren forventer sig samt hvilket ansvarsområde han/hun har.

En stillingsbeskrivelse skal være enkel – en side og indgår som separat dokument til ansættelseskontrakten. I forbindelse med medarbejdersamtaler og organisationsændringer er det vigtigt altid, at stillingsbeskrivelserne opdateres så, de løbende afspejler virkeligheden.

Vores erfaringer er: 
•    medarbejdere opnår et langt større ejerskab og følelse for jobbet
•    medarbejdere lægger stor betydning i beskrivelsen – mere end kontrakten
•    mange medarbejdere oplever at få langt mere ro omkring sig selv og jobbet
•    mange medarbejdere har stor gavn af at vide deres chefs succeskriterier i jobbet
•    der opstår hurtigt en anden energi og balance fordi alle ved hvem laver hvad (på papiret)
•    rekrutteringer sker langt mere professionelt med en konkret jobbeskrivelse og sikrer ejerskab fra kandidaten med det      samme.

Det kan virke som et stort arbejde at udarbejde stillingsbeskrivelser – så brug evt. sommertiden for den investering i tid – den er godt givet ud for de efterfølgende resultater og øget effektivitet.
Vi oplever, at organisationer glemmer vigtigheden for den organisatoriske og strategiske side af sagen og i derfor hurtigt kan miste medarbejderens egentlige formål med arbejdet for ansættelse. Kontrakten er ikke nok i sig selv for et succesfuldt samarbejde.

Caroline Jorck er HR-Partner i HRsupport.

 HRsupport leverer HR-værktøjer inden for rekruttering og headhunting, personale, administration og ledelse, samt strategisk sparring og coaching. Alle koncepter, der benyttes i HRsupport, bygger på EI (emotional intelligence). Mennesker med en høj følelsesmæssig intelligens har tendens til at skabe mere succes i livet.

www.hrsupport.dk